Ochrona danych osobowych – prawnik RODO dla firm

Co robimy w zakresie ochrony danych osobowych

Wdrożenie RODO

Przygotowujemy pełną dokumentację dopasowaną do Twojej firmy – nie korzystamy z uniwersalnych szablonów. Wdrożenie obejmuje:

• politykę ochrony danych osobowych,
• rejestr czynności przetwarzania,
• audyt ryzyka przetwarzania danych osobowych,
• instrukcję zarządzania systemem informatycznym,
• klauzule informacyjne i wzory zgód na przetwarzanie danych,
• umowy powierzenia przetwarzania danych (wraz ze wzorem do późniejszego wykorzystania),
• rejestr umów powierzenia,
• rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych wraz z projektami upoważnień,
• procedury stanowiskowe – dla księgowości, HR, na wypadek naruszenia bezpieczeństwa danych, politykę haseł, politykę kluczy, regulamin korzystania z urządzeń przenośnych, politykę niszczenia dokumentów,
• regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną (na stronę www).

Każdy dokument odzwierciedla to, jak Twoja firma faktycznie przetwarza dane – dlatego zaczynamy od audytu w Twojej siedzibie, a nie od wypełniania formularzy.

Outsourcing Inspektora Ochrony Danych (IOD)

Nie każda firma musi powoływać IOD – ale jeśli Twoja organizacja tego potrzebuje (lub po prostu chce mieć stały nadzór nad zgodnością z RODO), pełnimy tę funkcję zewnętrznie. Aktualnie jesteśmy IOD dla 5 podmiotów. W ramach tej usługi monitorujemy zgodność procesów, prowadzimy szkolenia, aktualizujemy dokumentację i pozostajemy w kontakcie z UODO w Twoim imieniu.

Szkolenia pracowników

Przeprowadzamy szkolenia dostosowane do ról w Twojej firmie. Pracownik działu obsługi klienta potrzebuje innej wiedzy niż osoba z HR czy informatyk. Szkolenia opieramy na praktycznych scenariuszach z Twojej branży, nie na teoretycznych wykładach z przepisów. Radca prawny Michał Kopacz w latach 2018–2019 przeprowadził kilkadziesiąt komercyjnych szkoleń z RODO – to doświadczenie przekłada się na konkretną, zrozumiałą formę przekazu.

Obsługa incydentów i kontroli UODO

Jeśli dojdzie do naruszenia ochrony danych – pomożemy Ci przeprowadzić analizę zdarzenia, ocenić jego wagę i przygotować zgłoszenie do UODO w wymaganym terminie 72 godzin. Wspieramy również w komunikacji z osobami, których dane zostały naruszone.

W przypadku kontroli UODO – przygotujemy Twoją firmę, uporządkujemy dokumentację i będziemy Cię reprezentować w kontakcie z organem nadzorczym. Razem z jednym z naszych Klientów (jednostką publiczną, w której radca prawny Michał Kopacz pełnił funkcję IOD) przeszliśmy trwającą tydzień kontrolę UODO. Kontrola zakończyła się pozytywnie.

Bieżące doradztwo

Nowy system CRM, zmiana dostawcy hostingu, rozszerzenie działalności o e-commerce – każda z tych zmian wiąże się z pytaniami o dane osobowe. Zamiast szukać prawnika od nowa, masz stałe wsparcie: wystarczy telefon lub mail z pytaniem.

Jak wygląda współpraca – od konsultacji do bieżącego wsparcia

Wdrożenie RODO dla firmy średniej wielkości trwa ok. 3 tygodni. Twoje zaangażowanie jest ograniczone do minimum:

1. Konsultacja wstępna – omawiamy Twoją sytuację: jakie dane przetwarzasz, w jakich systemach, z jakimi podwykonawcami współpracujesz, czy masz jakąkolwiek dokumentację. Oceniamy zakres pracy i przedstawiamy wycenę.

2. Ankieta i zbieranie informacji – przesyłamy standardowy zestaw pytań, na które odpowiadają kadry, księgowość i zarząd. Zajmuje to ok. 3 godzin Waszego czasu.

3. Audyt w siedzibie – wizyta trwa od 3 do 8 godzin (zależnie od rozmiaru firmy). Sprawdzamy procesy, systemy, zabezpieczenia techniczne, obieg dokumentów.

4. Opracowanie dokumentacji – przygotowujemy pełen pakiet dokumentów i procedur. To etap, który realizujemy my – Ty nie musisz nic pisać.

5. Szkolenie zespołu – szkolimy pracowników, którzy mają kontakt z danymi osobowymi. Praktycznie, na przykładach z Twojej firmy.

6. Przekazanie i wdrożenie – przekazujemy gotową dokumentację w edytowalnej formie, tłumaczymy każdą sekcję i pomagamy wprowadzić procedury w codzienną pracę.

Po wdrożeniu pozostajemy do dyspozycji – w modelu bieżącego doradztwa lub jako zewnętrzny IOD.

Co przygotować przed pierwszym spotkaniem

Żeby nasza konsultacja była maksymalnie efektywna, zbierz wcześniej:

• ogólny opis tego, jakie dane osobowe zbierasz i w jakim celu (klienci, pracownicy, kontrahenci),
• listę systemów IT, w których przechowujesz dane (CRM, ERP, poczta, dysk w chmurze),
• listę firm, z którymi współpracujesz i które mają dostęp do danych (hosting, księgowość, agencja marketingowa, dostawca oprogramowania),
• dotychczasową dokumentację RODO – jeśli jakąkolwiek posiadasz,
• pytania i wątpliwości, które chcesz omówić.

Nie musisz mieć pełnego obrazu przed spotkaniem – od tego jesteśmy my. Ale te informacje pozwolą nam szybciej ocenić Twoją sytuację.

Ile to kosztuje

Konsultacja wstępna: 400 zł netto. Jeśli wymaga analizy dokumentacji (co przy RODO jest częste), cena może być wyższa – ustalimy to z góry.

Wdrożenie RODO: ryczałt od ok. 4 000 zł netto. Dokładna cena zależy od złożoności Twojej firmy – liczby procesów, systemów IT, podwykonawców. Przy grupach spółek lub nietypowych strukturach stosujemy stawkę godzinową z górnym limitem.

Outsourcing IOD: ryczałt od ok. 1 000 zł netto miesięcznie.

Szkolenia: ryczałt zależny od liczby osób. Często wchodzą w zakres wdrożenia lub pełnienia funkcji IOD – wtedy nie płacisz za nie osobno.

Kary za naruszenie RODO – co realnie grozi Twojej firmie

Kary za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych mogą sięgać 20 mln EUR lub 4% rocznego światowego obrotu firmy. W praktyce UODO nakłada kary proporcjonalnie do skali naruszenia, wielkości firmy i tego, czy podjęto działania naprawcze.

Kara finansowa to jednak nie jedyne ryzyko. Brak dokumentacji lub procedur RODO może skutkować:

• roszczeniami ze strony klientów lub pracowników, których dane zostały naruszone,
• utratą zaufania kontrahentów – coraz więcej firm wymaga potwierdzenia zgodności z RODO od swoich partnerów biznesowych,
• problemami w przetargach publicznych – w zamówieniach publicznych brak procedur RODO może dyskwalifikować ofertę.

Wdrożenie RODO to nie koszt – to zabezpieczenie firmy przed realnym ryzykiem finansowym i wizerunkowym.

Dlaczego Kancelaria Peljan Czwojda Pogorzelski Kopacz

Doświadczenie od 2016 roku. Radca prawny Michał Kopacz zajmuje się ochroną danych osobowych od 2016 roku – rozpoczął jeszcze na gruncie przepisów sprzed RODO (dyrektywa i polska ustawa z 1997 r.). Był ABI (Administratorem Bezpieczeństwa Informacji) w 4 podmiotach, w tym 2 publicznych. To nie jest specjalizacja dopisana do oferty na fali mody z 2018 roku – to wieloletnia, ciągła praktyka.

Ok. 30 wdrożeń w wielu branżach. Salony samochodowe, deweloperzy, biura rachunkowe, hotele, firmy transportowe, produkcyjne, windykacyjne, szkoły, jednostki publiczne. Każda branża ma inną specyfikę przetwarzania danych – znamy te różnice z praktyki.

Pozytywnie zakończona kontrola UODO. Razem z Klientem (jednostką publiczną) przeszliśmy tygodniową kontrolę organu nadzorczego. Kontrola potwierdziła prawidłowość wdrożonych procedur i dokumentacji.

Obsługa zdalna w całej Polsce. Większość pracy można wykonać mailowo i przez wideokonferencje. Obecność na miejscu jest potrzebna tylko na czas audytu – to jedna kilkugodzinna wizyta. Obsługujemy firmy m.in. z Gdańska, Małopolski, Kielc i Wrocławia.

Rozwiązania dopasowane do firmy, nie do teorii. Szukamy najprostszych, najbardziej wygodnych dla Klienta rozwiązań – oczywiście zgodnych z prawem. Chodzi o to, żebyś spełnił wymagania przepisów bez nadmiernego komplikowania codziennej pracy.