Kary umowne dla projektanta: jak skutecznie bronić się przed nieproporcjonalnymi roszczeniami?

Podpisujesz umowę, oddajesz projekt na czas, a mimo to dostajesz wezwanie do zapłaty na dziesiątki tysięcy złotych? Tytułem kary umownej. Brzmi jak zły sen? Niestety, taka jest rzeczywistość w umowach o prace projektowe. To zdarza się regularnie. Zamawiający, zwłaszcza publiczni, zakochali się w karach umownych jako narzędziu dyscyplinującym. Ustalają stawki, które w kilka tygodni potrafią pożreć całe Twoje wynagrodzenie. A to wszystko bez względu na to, kto tak naprawdę zawalił.

Problem jest na tyle duży, że architekci i inżynierowie biją na alarm od lat. I mają rację. Bo przy stawkach 0,3–0,5% wynagrodzenia za każdy dzień poślizgu, zlecenie przestaje być zleceniem, a staje się finansową pułapką. Pytanie już dawno nie brzmi: „czy kary umowne mogą mnie dotyczyć?”. Teraz pytanie brzmi: „co robić, kiedy już mnie dotyczą?”.

Ten tekst to odpowiedź na oba te pytania. Dowiesz się z niego, kiedy kara umowna w ogóle ma sens, kiedy możesz jej legalnie odmówić, a kiedy walczyć o jej zmniejszenie. Znajdziesz tu nie tylko suche przepisy, ale konkretne, praktyczne porady: co sprawdzić, zanim cokolwiek podpiszesz, jak dokumentować pracę krok po kroku i jak się bronić, gdy to nieszczęsne wezwanie do zapłaty leży już na Twoim biurku.

—

Czym są kary umowne i jakie pełnią funkcje? Podstawy prawne

Zacznijmy od podstaw. Czym jest ta cała kara umowna? To prosta (w teorii) konstrukcja z Kodeksu cywilnego. Mówi o niej art. 483 § 1 k.c., który stanowi: „można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy”. Mówiąc prościej: to umowa w umowie. Już na starcie ustalacie, ile zapłacisz, jeśli coś pójdzie nie tak. A zamawiający nie musi potem biegać po sądach i udowadniać, ile dokładnie stracił.

W Twojej branży kara umowna to chleb powszedni. Najczęściej dotyczy terminów (spóźniłeś się z projektem, nie dałeś na czas jakiegoś etapu) albo jakości (wady w dokumentacji, błędy do poprawki). Mechanizm wydaje się prosty. Ale jego skutki potrafią być druzgocące.

I tu robi się ciekawie. Bo choć wydaje się, że kara to tylko bat na wykonawcę, w rzeczywistości ma aż cztery oficjalne funkcje. Musisz je znać, bo każda z nich to amunicja w ewentualnym sporze:

• Kompensacyjna — ma wynagrodzić zamawiającemu stratę. Jeśli zamawiający tak naprawdę nic nie stracił (bo np. budowa i tak stała w miejscu), to ta funkcja odpada. Masz wtedy mocny argument, żeby obniżyć karę.
• Stymulacyjna — ma Cię motywować do dobrej i terminowej roboty. Tyle że jeśli stawka jest tak absurdalna, że z góry wiesz, że zlecenie nie ma szans być rentowne, ten argument działa na Twoją korzyść.
• Symplifikacyjna — ułatwia życie zamawiającemu. Zgodnie z art. 484 § 1 k.c. wystarczy, że udowodni, że coś poszło nie tak. Nie musi liczyć strat. To dla niego wygodne, ale — jak zaraz zobaczysz — wcale nie oznacza, że jesteś bezbronny.
• Represyjna — czyli po prostu finansowa kara dla dłużnika. Sądy jednak coraz czujniej patrzą, czy ta „dolegliwość” nie jest po prostu próbą zrujnowania wykonawcy.

Dlaczego o tym piszę? Bo ma to ogromne przełożenie na praktykę. Twoja obrona w sądzie może polegać właśnie na tym: wykazujesz, że kara w tej wysokości nie spełnia żadnej z tych funkcji. Zamawiający nic nie stracił, a stawka prowadzi Cię prosto do bankructwa. Taki argument naprawdę działa.

—

Kiedy kara umowna jest dopuszczalna, a kiedy bezprawna?

We wspomnianym już art. 483 § 1 k.c. kryje się jedno, ale za to bardzo ważne ograniczenie, o którym wiele osób zapomina: karę umowną można nałożyć tylko za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego.

Co to jest zobowiązanie niepieniężne? To proste: wszystko, co robisz. Opracowanie dokumentacji, dostarczenie projektu, nadzór autorski, udział w naradach. Większość Twoich obowiązków jako projektanta ma właśnie taki charakter, więc zamawiający co do zasady może sobie zastrzec kary za ich niedotrzymanie.

Czego nie można objąć karą umowną? Pieniędzy. Jeśli to zamawiający spóźnia się z zapłatą, to Tobie (nie jemu) należą się ustawowe odsetki za opóźnienie z art. 481 k.c. Nie żadna kara umowna. I w drugą stronę: zamawiający nie może w umowie wpisać, że naliczy sobie karę, jeśli spóźni się z zapłatą Tobie. Tak samo nie może nałożyć kary na Ciebie za „opóźnienie w realizacji zobowiązania pieniężnego” (cokolwiek miałoby to znaczyć w Twoim przypadku). Taki zapis jest z mocy prawa nieważny (art. 58 § 3 k.c.).

Kilka konkretnych przykładów, kiedy kara umowna w Twojej branży jest dopuszczalna:

• kara za zwłokę w oddaniu projektu koncepcyjnego lub budowlanego,
• kara za wady w dokumentacji projektowej stwierdzone przy odbiorze,
• kara za niewykonanie obowiązku pełnienia nadzoru autorskiego,
• kara za opóźnienie w składaniu raportów z postępu prac.

Jakakolwiek klauzula, która wychodzi poza te ramy – a już zwłaszcza próba nałożenia na Ciebie odpowiedzialności za rzeczy niezwiązane z Twoją pracą – powinna zapalić czerwoną lampkę. Albo na etapie negocjacji, albo później w sądzie jako argument za nieważnością zapisu.

—

Jak skonstruować ważną klauzulę o karze umownej w umowie projektowej?

Dobrze napisana klauzula o karze umownej to rzadkość. A szkoda, bo chroni obie strony. Z Twojej perspektywy, im bardziej jest niechlujna, tym większe pole do popisu. Może być zagrożeniem (gdy jest napisana zbyt szeroko), ale może być też Twoją szansą (gdy jej wady pozwolą Ci ją podważyć w sądzie).

Żeby klauzula była w ogóle ważna i skuteczna, musi spełniać trzy podstawowe warunki:

1. Dokładne określenie zobowiązania. Klauzula musi jasno mówić, za jakie konkretnie działanie (lub jego brak) grozi kara. Ogólnik w stylu „kara za nienależyte wykonanie umowy” to za mało. Nie wiadomo, o co chodzi. Poprawny zapis to np.: „kara umowna w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto za etap I, za każdy dzień zwłoki w przekazaniu Zamawiającemu projektu budowlanego, licząc od dnia 30 czerwca 2026 r.”.
2. Określenie kwoty lub sposobu jej liczenia. Prawo (art. 483 § 1 k.c.) wymaga, by kara była „określona”. Czyli albo konkretna kwota (np. 10 000 zł), albo wzór, który pozwala ją jednoznacznie policzyć (np. procent od wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki). Zapisy w stylu „kara od 5 000 do 15 000 zł” są niedopuszczalne. Taki punkt jest zbyt niejasny i można go uznać za nieskuteczny.
3. Procedura naliczania kary. W umowie powinno być jasno napisane: od kiedy zaczyna się naliczanie, w jakiej formie zamawiający Cię obciąża (nota, potrącenie z faktury), czy i kiedy możesz się sprzeciwić. Brak takiej procedury to furtka do kwestionowania całego naliczenia.

Jeśli trafisz na klauzulę, której nie da się ruszyć w negocjacjach, to chociaż przeanalizuj jej słabe punkty. Każda nieścisłość to Twoja broń na przyszłość.

—

Wysokość kary umownej: proporcjonalność, rażące wygórowanie i miarkowanie sądowe

I tu dochodzimy do sedna problemu. Kodeks cywilny nie narzuca żadnego górnego limitu kary umownej. Strony mogą umówić się na dowolną kwotę. W Twojej branży, zwłaszcza w zamówieniach publicznych, stawki 0,2–0,3% wynagrodzenia za dzień zwłoki to norma. A 0,5% wcale nie jest wyjątkiem. Zróbmy szybką matematykę: przy projekcie za 500 000 zł i stawce 0,3%, już po miesiącu opóźnienia kara wynosi 45 000 zł. Po kwartale to ponad 135 000 zł. Prawie jedna trzecia całego wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 484 § 1 k.c., „w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody”. To oznacza, że zamawiający nie musi udowadniać, że cokolwiek stracił. Jest w umowie? Należy się. Ale na szczęście jest też paragraf drugi tego samego artykułu (art. 484 § 2 k.c.), który daje Ci potężne narzędzie — miarkowanie kary, czyli jej sądowe obniżenie. Dłużnik może żądać zmniejszenia kary, gdy:

• wykonałeś już znaczną część umowy — np. projekt był gotowy w 90%, a opóźnienie dotyczyło tylko drobnego, ostatniego etapu,
• kara jest rażąco wygórowana — jej wysokość jest absurdalnie nieproporcjonalna do faktycznej szkody, wartości zlecenia czy wagi samego naruszenia.

Sądy najczęściej łapią się na argument o rażącym wygórowaniu, gdy udowodnisz brak szkody po stronie zamawiającego lub jej znikomą wysokość. Jeśli zamawiający nie poniósł żadnej realnej straty z tytułu opóźnienia — bo roboty i tak nie mogły ruszyć, bo inwestycja stała z innych powodów — sąd ma mocne podstawy, by karę mocno ściąć.

I tu bardzo ważna praktyczna porada: uchwała Sądu Najwyższego z 16 listopada 2022 roku (sygn. II CSKP 578/22) jasno mówi, że jeśli żądasz miarkowania, musisz podać konkretną kwotę, do której chcesz obniżyć karę. Nie wystarczy napisać w sądzie, że kara jest „za wysoka”. W piśmie procesowym musisz wskazać, ile Twoim zdaniem powinna wynosić i dlaczego.

A propos walki w sądzie – zerknij też do naszego wpisu o karze umownej i nadużyciu prawa podmiotowego. Omawiamy tam sytuacje, w których samo żądanie zapłaty przez zamawiającego jest tak nie fair, że sąd może je uznać za nadużycie prawa z art. 5 k.c.

—

Najczęstsze pułapki i sytuacje, w których projektant może uwolnić się od kary

Opóźnienie a zwłoka — różnica, która decyduje o odpowiedzialności

Zapamiętaj te dwa słowa. Opóźnienie i zwłoka. To rozróżnienie to absolutna podstawa Twojej obrony w większości sporów o kary. Opóźnienie to po prostu niedotrzymanie terminu. Koniec kropka. Nieważne dlaczego. Zwłoka to opóźnienie, które powstało z Twojej winy. A kara umowna, zgodnie z ogólnymi zasadami z art. 471 k.c., może być naliczona tylko i wyłącznie za zwłokę.

Gdzie jest haczyk? Wiele umów celowo używa słowa „opóźnienie”, pomijając kwestię winy. A zamawiający potem nalicza karę z automatu, bo minął termin. W takiej sytuacji to Ty musisz aktywnie się bronić i udowodnić, że opóźnienie nie wynikło z Twojej winy.

Zmiany w projekcie wprowadzane przez zamawiającego

Historia z życia wzięta. Zgłosił się do nas niedawno projektant, który robił projekt centrum logistycznego. Terminy były napięte, ale do zrobienia. W trakcie pracy zamawiający trzy razy zmieniał koncepcję układu funkcjonalnego. Każda taka zmiana oznaczała konieczność przeprojektowania sporych części dokumentacji. Projektant wszystko robił, pisał maile, jeździł na spotkania. Projekt oddał z sześciotygodniowym poślizgiem. Zamawiający? Bez mrugnięcia okiem naliczył karę. Ponad 80 000 zł.

To scenariusz, który w naszej kancelarii przerabiamy non stop. Każda zmiana narzucona przez zamawiającego rozwala harmonogram. Jeśli nie podpisaliście aneksu zmieniającego termin, a zmiany faktycznie uniemożliwiły Ci dotrzymanie go, to opóźnienie nie jest z Twojej winy. Proste. Ale tu liczy się papierologia: każde żądanie zmiany musisz mieć na piśmie (mail, notatka, cokolwiek), a o wpływie na termin alertuj zamawiającego od razu.

Inne okoliczności wyłączające odpowiedzialność projektanta

• Zamawiający bezprawnie zerwał umowę – jeśli inwestor odstąpił od umowy niezgodnie z prawem lub jej zapisami, a potem na tej podstawie nalicza Ci karę za „niewykonanie”, to takie żądanie jest z gruntu wadliwe.
• Brak uzgodnionego harmonogramu – jeśli kara leci za niedotrzymanie harmonogramu, którego… nigdy formalnie nie zatwierdziliście i nie dołączyliście do umowy, możesz kwestionować samą podstawę naliczenia.
• Wygasła sama umowa – jeśli umowa jako taka wygasła (np. przez odstąpienie), to wraz z nią co do zasady wygasają roszczenia o kary (z wyjątkiem tych kar, które są przewidziane właśnie na wypadek odstąpienia).

Więcej o tym, co się dzieje, gdy budowa ma opóźnienie i kiedy to Ty możesz żądać pieniędzy od zamawiającego, piszemy w artykule o skutkach prawnych opóźnienia inwestycji budowlanej.

—

Kary umowne w zamówieniach publicznych – zmiany po 2021 roku

Robisz projekty dla budżetówki? To teraz słuchaj uważnie. Musisz znać nowe Prawo zamówień publicznych (PZP), które obowiązuje od 2021 roku. Wprowadziło ono kilka zmian, które działają na Twoją korzyść.

Art. 433 ustawy Prawo zamówień publicznych wyrzuca do kosza kilka typów zapisów umownych, które kiedyś były plagą. Dla Ciebie najważniejsze jest to: zamawiający publiczny nie może obciążyć Cię karą za opóźnienie, jeśli powstało ono z przyczyn, za które nie odpowiadasz. Mówiąc wprost: w zamówieniach publicznych kary mogą być naliczane tylko za zwłokę, nie za każde opóźnienie. Jeśli umowa zawiera postanowienie sprzeczne z tym wymogiem, jest to tzw. klauzula abuzywna — niedozwolona i niewiążąca wykonawcy.

Co więcej, PZP wymaga, aby w umowie znalazł się określony limit łącznej kwoty kar umownych. Zamawiający o tym zapomniał? To świetna wiadomość. Masz mocny argument, którego możesz użyć w odwołaniu do KIO, a potem w sądzie.

W praktyce to ogromna różnica: w sporach dotyczących zamówień publicznych warto od razu sprawdzić, czy klauzula o karach umownych w Twojej umowie jest w ogóle zgodna z PZP. Jeśli nie — kara może być bezskuteczna już z tego powodu, zanim zajmiemy się kwestią winy i miarkowania. Szersze omówienie zagadnień z tego obszaru — w tym problematykę depozytu sądowego i odpowiedzialności solidarnej — znajdziesz w naszym artykule o depozycie sądowym przy solidarnej odpowiedzialności w zamówieniach publicznych.

—

Jak projektant może się chronić przed karami umownymi? Praktyczne wskazówki

Przed podpisaniem umowy

To kluczowy moment. Niestety, często traktowany po macoszemu. Zanim złożysz podpis, zrób sobie przysługę i:

• Sprawdź dokładnie, za co grożą kary. Upewnij się, że są to konkretne, jasno opisane naruszenia. Odrzuć zapisy o „opóźnieniu” bez rozróżnienia, czy jest ono zawinione, czy nie.
• Zawalcz o zapis, że kara należy się tylko za zwłokę. Postaraj się, żeby w umowie stało jak byk: „za zwłokę wynikłą z okoliczności, za które Projektant ponosi odpowiedzialność”. To absolutne minimum.
• Wynegocjuj limit kar. Ustal maksymalny pułap, np. 10% wynagrodzenia. Bez limitu kary teoretycznie mogą rosnąć w nieskończoność.
• Dogadaj procedurę zmian w projekcie. W umowie musi być jasne, jak zamawiający zgłasza zmiany, jak je wyceniacie i jak wpływają na terminy. Brak tego punktu to gotowy przepis na konflikt.
• Wpisz klauzulę siły wyższej. Określcie, co zwalnia z odpowiedzialności i automatycznie przesuwa terminy.
• Tylko aneksy. Żadnych gębofonów. Każda zmiana zakresu, terminu czy kasy musi być na papierze, czyli w aneksie. W sądzie ustalenia ustne nie istnieją.

W trakcie realizacji projektu

• Dokumentuj absolutnie wszystko. Każde żądanie zmiany, każde opóźnienie po stronie inwestora, każde spotkanie – podsumowuj mailem, rób notatki, protokoły. To Twoje dowody.
• Reaguj na problemy pisemnie i natychmiast. Widzisz, że termin jest zagrożony przez zamawiającego? Pisz do niego od razu. Nie czekaj, aż będzie po terminie i zacznie się awantura.
• Pilnuj obowiązków zamawiającego. Jeśli ma Ci dostarczyć jakieś dane czy zatwierdzenia, a tego nie robi – wysyłaj mu pisemne przypomnienia i powołuj się na konkretny zapis umowy.

W przypadku sporu

• Nigdy nie ignoruj wezwania do zapłaty. Nawet jeśli wiesz, że jest bezsensowne, brak odpowiedzi działa na Twoją niekorzyść. Odpisz na piśmie i przedstaw swoje argumenty.
• Domagaj się miarkowania. Jeśli karę naliczono, ale jest absurdalnie wysoka – aktywnie walcz o jej obniżenie. Powołaj się na brak szkody u zamawiającego, wykonanie większości pracy albo po prostu rażące wygórowanie.
• Wspieraj się wyrokami. Sądy coraz częściej tną wygórowane kary. Znajdź podobne sprawy i przywołuj konkretne rozstrzygnięcia. To pokazuje, że nie jesteś gołosłowny.
• Porozmawiaj z prawnikiem. Spory o kary w umowach projektowych to skomplikowana materia – mieszanka prawa cywilnego, budowlanego i zamówień publicznych. Lepiej mieć po swojej stronie kogoś, kto się na tym zna. Nasza Kancelaria prowadzi sprawy z zakresu nieruchomości i prawa budowlanego i doradza przy zamówieniach publicznych — jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia, po prostu daj znać.

—

Perspektywy na przyszłość: czy potrzebna jest regulacja branżowa?

Środowisko projektantów, z IARP i SARP na czele, od lat powtarza to samo: obecne prawo nie chroni ich wystarczająco przed patologią kar umownych. Problem jest realny: stawki stosowane przez publicznych zamawiających nie mają nic wspólnego z rekompensatą czy motywacją. One po prostu blokują rynek.

Branża domaga się kilku rzeczy: ustawowego limitu kar w umowach o prace twórcze, obowiązkowego uzależnienia kary od winy, łatwiejszego kwestionowania niedozwolonych zapisów. Coś drgnęło przy nowelizacji PZP w 2021 roku, ale to dotyczy tylko zamówień publicznych. Umowy z prywatnymi firmami pozostają poza tą ochroną.

A co z resztą? Na razie, jeśli podpisujesz umowę z prywatnym inwestorem, jesteś sam sobie sterem, żeglarzem i okrętem. Prawo nie załatwi tego za Ciebie. I właśnie dlatego tak ważne jest, by czytać umowy przed ich podpisaniem. Ze zrozumieniem.

—

FAQ: najczęstsze pytania projektantów o kary umowne

Czym różni się opóźnienie od zwłoki w kontekście kary umownej?

Opóźnienie to każde niedotrzymanie terminu, niezależnie od przyczyny — nawet jeśli wynikało to z winy zamawiającego. Zwłoka to opóźnienie zawinione — czyli takie, za które Ty ponosisz odpowiedzialność. Kara umowna powinna być naliczana wyłącznie za zwłokę. Jeśli spóźniłeś się, bo zamawiający zmieniał projekt, nie dostarczył danych albo wydarzyła się siła wyższa, możesz skutecznie podważyć zasadność kary.

Czy inwestor może naliczyć mi karę umowną, jeśli opóźnienie wynikało z jego zmian w projekcie?

Co do zasady — nie. Jeśli opóźnienie to bezpośredni skutek działań lub braku współpracy ze strony zamawiającego, nie możesz być za to karany. Musisz być jednak w stanie udowodnić ten związek. Dlatego tak ważna jest pisemna dokumentacja każdej zmiany, prośby i opóźnienia po stronie inwestora.

Co to jest miarkowanie kary umownej i kiedy mogę się o nie ubiegać?

Miarkowanie to sądowe obniżenie kary umownej (na podstawie art. 484 § 2 k.c.). Możesz o nie walczyć w dwóch sytuacjach: gdy wykonałeś już znaczną część umowy (np. oddałeś 95% projektu), albo gdy kara jest rażąco wygórowana w stosunku do faktycznej szkody czy wartości umowy. Pamiętaj: w sądzie musisz wskazać konkretną kwotę, do której chcesz zbić karę – sąd nie zrobi tego za Ciebie.

Czy brak szkody po stronie zamawiającego zwalnia mnie z obowiązku zapłaty kary umownej?

Nie, niestety nie zwalnia automatycznie. Art. 484 § 1 k.c. mówi, że kara należy się niezależnie od szkody. Ale uwaga: brak szkody lub jej znikoma wysokość to jeden z najmocniejszych argumentów za miarkowaniem kary jako rażąco wygórowanej. Jeśli udowodnisz, że zamawiający realnie nic nie stracił na opóźnieniu, masz ogromne szanse na znaczące obniżenie kary w sądzie.

Jakie są najważniejsze rzeczy, które jako projektant powinienem sprawdzić w umowie dotyczącej kar umownych?

Zanim złożysz podpis, sprawdź tę checklistę:

1. Za co dokładnie grozi kara — czy za każde opóźnienie, czy tylko za zawinioną przez Ciebie zwłokę.

2. Jak jest liczona — czy wzór jest jasny i jednoznaczny, czy nie ma tam niedopuszczalnych „widełek”.

3. Czy jest limit łączny kar — jego brak to ogromne ryzyko.

4. Jaka jest procedura naliczania — kto, kiedy i jak Cię informuje, i jak możesz się sprzeciwić.

5. Jak umowa traktuje zmiany w projekcie — czy jasno reguluje ich wpływ na harmonogram.

—

Podsumowanie

Kary umowne to legalne i popularne narzędzie. Ale nie jest to broń o nieograniczonym zasięgu. Prawo daje Ci kilka skutecznych tarcz: możesz podnosić brak winy (pamiętaj o różnicy między zwłoką a opóźnieniem), kwestionować podstawę naliczenia kary, żądać jej zmniejszenia w sądzie (miarkowanie z art. 484 § 2 k.c.), a w przetargach powoływać się na niedozwolone klauzule z PZP.

Pamiętaj jednak, że najlepsza obrona to atak. A ten zaczyna się jeszcze przed podpisaniem umowy. Dobra klauzula, wynegocjowany limit kar, jasny podział na opóźnienie i zwłokę, ustalona procedura zmian w projekcie – to wszystko realnie ogranicza Twoje ryzyko. Jeśli tego nie dopilnujesz, w razie sporu będziesz musiał walczyć w sądzie o coś, co mogłeś mieć zagwarantowane od samego początku.

Jeśli stoisz przed podpisaniem umowy o prace projektowe i chcesz sprawdzić klauzule dotyczące kar umownych, albo jeśli otrzymałeś już wezwanie do zapłaty i zastanawiasz się, jak zareagować — skontaktuj się z naszą Kancelarią. Przeanalizujemy Twoją sytuację i pomożemy znaleźć najskuteczniejsze rozwiązanie.