Windykacja faktur – jak odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury

Odsetki ustawowe za opóźnienie

Odsetki naliczasz od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze. Stawki zależą od stopy referencyjnej NBP [DO WERYFIKACJI – aktualne stawki przed publikacją]:

Wzór: odsetki = kwota zaległości × stawka roczna × (liczba dni opóźnienia ÷ 365).

Przykład: faktura na 30 000 zł, przeterminowana o 90 dni (stawka 13,75%) – odsetki wyniosą ok. 1 017 zł.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Do kwoty głównej i odsetek możesz doliczyć ryczałtową rekompensatę od każdej nieopłaconej faktury z osobna:

Rekompensata przysługuje z mocy prawa (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Nie musisz udowadniać poniesionych kosztów. Dochodzimy tych kwot w ramach pozwu – nie wymaga to od Ciebie żadnych dodatkowych czynności.

Kiedy przedawnia się roszczenie z faktury

Roszczenia z faktur między przedsiębiorcami przedawniają się po 3 latach od dnia wymagalności – czyli od pierwszego dnia po upływie terminu płatności. Termin nie upływa jednak dokładnie po 3 latach, ale z końcem roku kalendarzowego, w którym mija ten okres.

Przykład: faktura z terminem płatności 15 marca 2023. Trzy lata upływają 16 marca 2026 – ale roszczenie przedawni się dopiero 31 grudnia 2026.

Bieg przedawnienia przerywa złożenie pozwu, wszczęcie mediacji lub uznanie długu przez dłużnika. Jeśli masz przeterminowane faktury zbliżające się do 3-letniego limitu – nie odkładaj konsultacji. Przygotowanie pozwu wymaga czasu.

Ile kosztuje windykacja faktur i kiedy jest opłacalna

Koszt windykacji zależy od etapu i wartości roszczenia – ale większość kosztów obciąża dłużnika w razie wygranej.

Opłata sądowa od pozwu wynosi 5% wartości przedmiotu sporu (min. 30 zł, maks. 200 000 zł). Przy fakturze na 20 000 zł – to 1 000 zł. Opłata egzekucyjna (pobierana przez komornika) wynosi 10% wyegzekwowanej kwoty i obciąża dłużnika.

W razie wygranej sąd zasądza od dłużnika zwrot opłaty sądowej i kosztów zastępstwa procesowego. Do tego dochodzą odsetki i rekompensata. Realny koszt odzyskania pieniędzy jest więc niższy, niż sugerowałaby sama opłata sądowa i honorarium pełnomocnika.

Typowe sprawy windykacyjne o zapłatę za fakturę analizujemy bezpłatnie – pomożemy Ci ocenić opłacalność.

Kiedy warto skonsultować się z prawnikiem

Nie każda niezapłacona faktura wymaga natychmiastowego angażowania kancelarii. Ale wczesna konsultacja oszczędza pieniądze i czas, gdy:

Kwota jest znaczna – brak zapłaty odczuwalnie wpływa na Twoją płynność finansową. Profesjonalnie sporządzone wezwanie z naliczonymi odsetkami i rekompensatą działa inaczej niż e-mail z prośbą o przelew.

Dłużnik kwestionuje fakturę – twierdzi, że towar był wadliwy lub usługa wykonana nienależycie. Granica między windykacją należności a sporem gospodarczym przebiega właśnie w tym miejscu.

Faktura jest przeterminowana powyżej roku – zbliża się przedawnienie i brakuje czasu na przygotowanie sprawy.

Dłużnik jest w upadłości lub restrukturyzacji – zgłoszenie wierzytelności wymaga ścisłych terminów i formy. Więcej na stronie restrukturyzacja i upadłość.

Kontrahent zagraniczny – prowadzimy postępowania o Europejski Nakaz Zapłaty i w ramach Europejskiego Postępowania w Sprawie Drobnych Roszczeń.

Jak Kancelaria pomaga w windykacji faktur

W Kancelarii Peljan Czwojda Pogorzelski Kopacz windykacją faktur zajmuje się dedykowany radca prawny – radca prawny Michał Kopacz, specjalizujący się ściśle w odzyskiwaniu należności B2B. Mamy w repertorium ponad 1 680 spraw windykacyjnych – prowadzimy sprawy głównie dla firm z branży transportowej, produkcyjnej i handlowej.

Typową sprawę o zapłatę za fakturę analizujemy bezpłatnie. Etap polubowny trwa u nas ok. 2 tygodni, windykacja sądowa z egzekucją – od 4 do 7 miesięcy. Rozliczamy się ryczałtowo za sprawę – nie pobieramy prowizji od odzyskanej kwoty.

Na co zwrócić uwagę, zanim zlecisz windykację

Zgromadź dokumentację – umowa, zamówienie, potwierdzenie dostawy (WZ, CMR, protokół odbioru), faktura, korespondencja z kontrahentem. Im pełniejszy komplet, tym silniejsza Twoja pozycja.

Nie godź się na redukcję bez warunków – jeśli dłużnik proponuje zapłatę 80%, uzależnij to od konkretnego terminu. Brak warunku oznacza oddanie 20% roszczenia w zamian za obietnicę.

Wykorzystaj pierwsze tygodnie po powstaniu zaległości – to najlepszy moment na uzyskanie od dłużnika oświadczenia o uznaniu długu, które przerywa bieg przedawnienia.